Marcus Victor Grant

Am publicat in iulie 2011 un articol care a fost foarte citit despre de ce este importanta fisa postului (1), apoi in iulie 2012 un alt articol despre obligativitatea legala a fisei postului (2), conform Codului Muncii actualizat. Am explicat in aceste articole, intre altele, care sunt diferentele intre fisa postului  (job description), specificarea postului (job specification) si anuntul de angajare (oglinda ofertei de munca).

Imi propun sa va ofer de data aceasta o descriere completa pentru documentul care ar trebui sa se afle in spatele fisei postului. Este vorba despre ceea ce fiecare companie care se respecta ar trebui sa faca inainte de a angaja pe cineva pe termen lung: o specificare a postului.

In acest sens, specificarea postului are un cadru mult mai larg decat fisa postului si este un document pe care specialistul in resurse umane il realizeaza, inainte de a stabili fisa postului si anuntul de angajare. Specificarea postului este un document pe baza caruia orice specialist in resurse umane poate sa-si formeze o imagine clara, concreta, asupra caracteristicilor unui candidat pentru postul specificat.

Am trecut cu bold ceea ce este cerut prin lege ca minim intr-o fisa a postului si/sau, in general, genul de informatii care trebuie transmise catre ANOFM la declararea si la vacantarea unui loc de munca. Codul Muncii face prevederi, direct sau indirect, la fisa postului in art. 39 alin (2) lit. a. si d.; art. 40 alin. (1) lit. c., d, si f.; art. 43; art. 48; 57 alin (5); art. 61 lit. c. si d.; art. 90, alin (2), lit. b., c. si e., art. 105, art. 127, art. 188, art. 204 alin (1), art. 269 alin (1). De asemenea, lipsa anumitor prevederi din fisa postului predispune atat angajatorul, cat si angajatul, la abuzuri si sanctiuni care pot costa mult timp si eventual bani.

Stiu, sunt multe 30 de sectiuni, dar unele din ele nu ocupa decat 2-3 randuri.

1. Titlu: denumirea pozitiei, asa cum va apare in comunicarile oficiale si documentele interne ale firmei)

2. Denumirea postului conform Clasificarea Ocupatiilor din Romania si incadrarea in acesta printr-un cod unic

3. Departamentul

4. Scopul general (principala responsabilitate)

5. In absenta sa, poate fi inlocuit de (un alt angajat sau persoana fizica special contractata de firma, numita prin pozitia care o incadreaza in firma)

6. Se subordoneaza direct catre: (relatiile de subordonare cu alte posturi)

7. Coordoneaza direct activitatile pentru: (relatiile de subordonare cu alte posturi)

8. Colaboreaza in mod direct cu (relatiile de colaborare cu posturi aflate pe acelasi nivel de autoritate)

9. Drept de verificare/control asupra (pozitiile oficiale specificate a caror activitate o poate verifica, in baza autoritatii specificate in fisa de post)

10. Dreptul de semnatura

• intern (documente interne ale companiei)
• ·      extern (documente ce reglementeaza relatiile companiei cu tertii)

11. Pregatirea si experienta sunt cerintele minime pentru postul respectiv, care obliga compania sa le respecte la ocuparea unei pozitii, sub sanctiunile prevazute de lege; include limbile straine.

12. Autoritate si libertate organizatorica (factori de putere in interiorul firmei, autoritatea asupra celorlalti angajati)

13. Continutul (categorii de sarcini generale la care angajatul se poate astepta):

15. Raspunde catre (autoritatile din cadrul intern al firmei care au dreptul de a controla sau a interzice activitatea angajatului de pe postul respectiv: acestea sunt cele carora angajatul va raporta, va prezenta argumente, inregistrari, explicatii si/sau acte)

16. Raspunderile (activitatile specifice pentru care angajatul de pe postul respectiv va da socoteala in cadrul muncii prestate, catre diferite autoritati, fie interne ale organizatiei, fie externe, ale statului, fie terte – cum sunt companiile de consultanta, audit si expertiza contabila, in cadrul unei analize comandate fie de conducere, fie de stat printr-una din institutiile sale); corespunde termenului din engleza “accountability” (3).

17. Criteriile de performanta (care sunt conditiile in care angajatul isi pastreaza slujba, este promovat sau retrogradat); OBLIGATORIU DE MENTIONAT IN CIM

18. Responsabilitatile (atributiile) sunt parafarea unor raspunderi sub sanctiunea carora angajatul suporta consecinte directe in cazul neindeplinirii sarcinilor prevazute, sarcinile cele mai importante si efective; corespunde termenului din engleza “responsability”.

19. Sanctiuni pentru nerespectarea fisei postului: (prevederile conform carora angajatul poate fi sanctionat – corelare cu Regulamentul de Ordine Interioara)

20. Misiunea muncii (punctul final, metaobiectivul, motivatia fundamentala pentru care postul exista, iar angajatul are obligativitatea de a o indeplini)

21. Factorii organizationali (elementele din mediu care au efect asupra angajatului si care ar putea sa-i influenteze postul, continuitatea sau performanta – obligatoriu de trecut ca parte a categoriei “conditiile de lucru”)

22. Factorii de motivare si de motivatie: (factorii de motivare sunt dati de politica de beneficii si compensatii a companiei pentru acest angajat – se trec de asemenea in CIM si in Contractul Colectiv de Munca la nivel de unitate si este obligatoriu de trecut ca parte a categoriei “modalitatea de recompensare”; factorii de motivatie constituie factorii care intrinsec pot avea valoare pentru angajat si care sunt evaluati de catre recrutor sau evaluator psihometric la angajare)

23.Factorii dezvoltarii: (factori de natura profesionala sau organizationala care pot stimula cresterea angajatului, reprezinta o extensie a factorilor de motivare si motivatie; poate stipula prevederi care tin de formarea angajatului in cadrul obligatiilor angajatorului, cf. Codului Muncii)

24. Factorii de mediu (avantaje si dezavantaje specifice mediului aflate sau nu sub controlul angajatorului – obligatoriu de trecut ca parte a categoriei “conditiile de lucru”)

25. Descrierea mediului fizic de lucru (se specifica natura muncii, factorii de risc potential – obligatoriu de trecut ca parte a categoriei “conditiile de lucru”)

26. Activitatile detaliate specificarea tuturor atributiilor, raspunderilor si a intregului continut al postului.

27. Cunostintele constituie pregatirea teoretica detaliata care este asteptata de la candidatul ideal. Detalierea acestora da dreptul angajatorului de a evalua angajatul inainte si dupa angajare. Pe baza rezultatelor evaluarii, se pot constitui cu acoperire juridica decizii de angajare, disponibilizare, modificare a pachetului salarial, promovare, mutare sau retrogradare a angajatului (potential) in cadrul firmei. Verificarea cunostintelor se poate face prin teste de cunostinte.

28. Aptitudinile (deprinderile) constituie pregatirea practica sau pragmatica detaliata care este asteptata de la candidatul ideal. Aptitudinile se obtin, de regula, fie prin abilitatea demonstrata de a extrage din practica reguli aplicabile in practica, fie cel mai probabil, prin repetarea unor comportamente profesionale un timp suficient de indelungat incat candidatul sa dobandeasca experienta sau specializare. Detalierea acestora da dreptul angajatorului de a evalua angajatul inainte si dupa angajare. Pe baza rezultatelor evaluarii, se pot constitui cu acoperire juridica decizii de angajare, disponibilizare, modificare a pachetului salarial, promovare, mutare sau retrogradare a angajatului (potential) in cadrul firmei. Verificarea aptitudinilor se poate face prin probe de aptitudini, teste de inteligenta, interviuri de tip comportamental sau prin experienta sau rezultatele dovedite ale candidatului in proiecte sau slujbe anterioare sau curente.

29. Caracteristici personale: atitudini, valori, inclinatii motivationale sau de comportament, structuri ale personalitatii si/sau identitatii candidatului care il recomanda pentru ocuparea postului specificat. Detalierea acestora da dreptul angajatorului de a evalua angajatul inainte si dupa angajare. Pe baza rezultatelor evaluarii, se pot constitui cu acoperire juridica decizii de angajare, disponibilizare, modificare a pachetului salarial, promovare, mutare sau retrogradare a angajatului (potential) in cadrul firmei. Verificarea acestor caracteristici personale se poate face prin instrumente psihometrice, interviuri structurate sau semi-structurate si chestionare specializate.

• · Calitati personale obligatorii constituie criterii de eliminare a candidatilor) calitati care, sunt indispensabile indeplinirii optime a cerintelor postului specificat
• · Calitati personale importante constituie criterii de selectare/departajare a candidatilor la post; calitati asteptate de la candidatul ideal, care constituie un avantaj pentru fiecare candidat si pot contribui la cresterea performantei sau a remuneratiei acestuia)
• · Calitati personale dorite sunt acele care, in completarea primelor doua categorii de calitati personale, reprezinta calitati care ar completa profilul unui candidat ideal, dar nu pot fi folosite in niciun caz drept criterii de angajare sau selectie a candidatului.
• · Caracteristici nedorite (criterii de eliminare a unui candidat care prezinta oricare din aceste trasaturi, evaluate sau identificate de catre angajator prin investigare)
• · Instrumentele psihometrice recomandate pentru calificarea pe acest post, pe care le recomand companiei pentru evaluarea calitatilor personale ale fiecarui candidat.

30. Dispozitii sau precizari finale

Va recomand, daca sunteti angajat, sa verificati claritatea si conformitatea celor inscrise in fisa postului inainte de a va angaja – omul de resurse umane sau angajatorul ar trebui sa aiba foarte bine stabilite aceste aspecte. Iar daca sunteti angajatori, cele cateva ore pe care le luati pentru a realiza o specificare a unui post va pot economisi mult mai mult timp si eventual bani.

Marcus Victor Grant,

inspector in resurse umane autorizat

Referinte din text:

(1) http://discerne.wordpress.com/2011/07/15/de-ce-e-importanta-fisa-postului/

(2) http://discerne.wordpress.com/2012/07/12/obligativitatea-fisei-postului/

(3) http://en.wikipedia.org/wiki/Accountability