Marcus Victor Grant

consultant in strategie de comunicare si resurse umane

Biroul Unic

Autorizarea firmelor in Romania e un procedeu aplicat de stat pe baza unor considente de protectie sociala si aplicare a transparentei in mediul de afaceri, insa practic, reprezinta la scara larga un interventionism al statului printr-o procedura birocratica daunatoare ca efect pentru IMM-urile romanesti.

Aprobarea tacita si declaratia pe propria raspundere au redus birocratia care exista acum 15 ani in sistemul administrativ-economic din Romania. inainte era mai rau – lucru pe care tinerii antreprenori de astazi il stiu mai putini iar cei experimentati prefera sa-l “uite”.

Efectiv, persoana sau persoanele care deschid(e) firma, se duc(e) la Biroul Unic, unde se desfasoara complet procesul de inregistrare si autorizare a firmei. Inscrierea obiectivelor de activitate se face de catre solicitant in urma consultarii codurilor CAEN, versiunea 2008, unde sunt insiruite codurile specifice oricarei activitati comerciale, pentru care se va face inregistrarea legala.

In cazul in care vor fi necesare autorizatii, licente si aprobari speciale, acestea vor trebui platite, medierea informatiei realizandu-se tot prin Birul Unic din cadrul Oficiului Registrului comertului din acea localitate, care pune la dispozitia solicitantului serviciul de consultanta juridica gratuita, alte servicii de consultanta cu privire la completarea si inregistrarea actelor contra cost, inregistreaza firma si o autorizeaza complet pe domeniile de activitate, contra cost. Studentii la facultatile acreditate beneficiaza de facilitati financiare la deschiderea unei firme, una din ele fiind posibilitatea deschiderii unui SRL-D, care ofera anumite scutiri fiscale. Acordarea acestor autorizatii, licente si aprobari se face fara vreo limitare cu specific regional. De obicei, acordarea de licente se aplica firmelor ce activeaza in domenii de interes public al caror obiect de activitate contine un potential risc sau implica o responsabilitate sporita (cum ar fi comercializarea de produse alimentare, scolile de soferi sau medierea angajarilor in strainatate).

In ceea ce priveste angajatii care nu sunt pe statul de plata, persoanele platite de firma pentru servicii trebuie sa fie persoane fizice autorizate la filiala regionala a Ministerului Finantelor Publice sau sa reprezinte persoane juridice. Trebuie spus ca daca deschizi o firma ce urmeaza sa se ocupe cu prestarea de servicii pe care le oferi tu, bine ar fi sa gasesti pentru toate ariile la care ai nevoie colaborarea altora pentru lucruri la care nu te pricepi mai degraba colaboratori pe care sa ii platesti cu contract, pe persoana fizica autorizata, decat angajati.

In lista obiectelor de activitate al unei intreprinderi mici se pot inscrie vreo 25 de coduri, pentru fiecare din categoriile: activitati desfasurate la sediul social si activitati desfasurate in afara sediului social. In cazul in care activitatea este suspendata si reluata, atunci si aceasta operatiune va trebui reluata. 

In afara acestor aprobari legale specifice pe domeniile de actrivitate, exista aprobarile specifice pentru sediu si eventual, pentru punctele de lucru. Astfel, exista cinci principale autorizatii ce trebuie obtinute: autorizatia PSI (prevenire pentru stingerea incendiilor), sanitara, sanitar-veterinara, pentru activitati cu impact asupra mediului incojurator si pentru protectia muncii.

In functie de nr. de sedii/ puncte de lucru declarate, costurile cresc, deoarece este necesara o autorizatie pentru fiecare in parte. In functie de domeniul de activitate (spre exemplu, un birou de traduceri nu are nevoie de autorizarea sanitar-veterinara, in schimb are o necesitate vitala de autorizarea PSI), aceste sedii/puncte de lucru vor fi inspectate de organele specifice de control din domeniile de activitate declarate ale firmei.

Acestea au rolul de a verifica ex-post, adica de a valida si reevalua daca declaratiile initiale corespund datelor reale. Din punct de vedere legal, aceste controale pot fi efectuate de un numar fix de ori intr-un an, dar de acest lucru nu se tine cont cu consecventa. In cazul constatarii unor inadvertente, firmele respective sunt supuse la plata unor amenzi sau, dupa caz, responsabilul pentru activitate lor poate fi inchis, cu deschidere de cazier fiscal.

Aprobarea tacita

Aprobarea tacita presupune obtinerea formularelor de cerere de aprobare pentru autorizatii, completarea si trimiterea lor fiecarui minister, in functie de tipul de autorizatie solitat. Ministerele sunt obligate in acest sens sa puna la dispozitia solicitantului toate informatiile si conditiile necesare desfasurarii activitatii. Daca nu se primeste in termen de 20 de zile nici un semnal din partea institutiilor imputernicite pentru emiterea autorizatiilor, solicitantul va depune o instiintare speciala la Biroul Unic, prin care va atesta faptul ca nu s-a primit nici un fel de informatie care sa refuze cererea de autorizatie, drept pentru care va considera firma autorizata de drept.

Biroul Unic verifica daca exista vreo neregula sau solicitare din partea institutiei specifice pentru autorizarea respectiva. In functie de problemele aparute, acestea se vor rezolva conform unei metodologii si unui calendar precise. Avantajul acestei abordari, a carei utilitate se observa mai ales in cazul shimbarii legislatiei, este acela ca, spre deosebire de metoda “clasica”, solitantul nu trebuie sa investeasca timp de asteptare in cadrul unor diverse institutii.

Declaratia pe proprie raspundere este cea prin care, din punct de vedere legal, responsabilul din partea firmei ce semneaza declaratia se obliga sa se informeze in conformitate cu cadrul legislativ si cu conditiile care trebuie respectate in domeniile specifice si va raspunde de respectarea acestora in cazul unor controale ulterioare. De regula, in cel mai bun caz ti se pun in brate cateva liste lungi de legi pe care se presupune ca tu le stii si te conformezi cu ele. In cel mai prost caz, trebuie sa afli tu care sunt aceste legi.

Desi metoda declaratiei pe propria raspundere este cea mai abordabila din punctul de vedere al unei evitari a birocratiei si prezervare a resurselor, mediul juridic instabil specific Romaniei este un pericol in cazul unor controale. Este recomandabila drept compromis, deoarece are un grad mediu de inconvenienta si risc pentru solicitant. Tocmai din cauza faptului ca administratorul declara pe propria raspundere ca stie o multime de legi pe care de fapt cam nimeni nu le citeste, exista o serie de oferte (foarte valoroase, in sine) de la tot felul de firme de consultanta care vand servicii, formulare, compilatoare de legislatie care promit sa faca un rezumat si sa traduca din legaleza in romana pe intelesul fiecarui administrator ca sa stie de ce sa se fereasca.

Controalele

De-a lungul timpului, statul romanesc si-a consolidat activitatea in ceea ce priveste controalele pentru firme, deoarece fiscalitatea este foarte riguroasa si excesiva, fata de alte state, occidentale, si exista multi agenti economici care doresc sa eludeze aceste reglementari. Oficial, aceste controale se fac in urma sesizarilor si iau in calcul toate documentele specifice de la ultimul control efectuat. Controalele sunt puternic legate de autorizatii, pentru ca reprezinta doua forme de verificare: controlul ex-post, iar autorizatia ex-ante, adica firma nu poate desfasura activitatea supusa autorizarii inainte de aprobarea acesteia.

Plecand de la ideea de “malum necesarum” in privinta autorizatiilor, avand in vedre ca sistemul ce presupune implementarea lor isi depaseste justificarile, acestea sunt necesare, chiar si numai pentru a evita plata unor amenzi la controale. O amenda de la un singur organ de control poate chiar sa scoata din afaceri o firma mica. Asadar, pe principiul “daca muntele nu se duce la Mahomed, Mahomed se duce la munte”, intreprinzatorii care deschid afaceri in Romania chiar trebuie sa fie la curent cu legislatia. Nicio investitie in acest domeniu nu e prea mare, avand in vedere amenzile care pot fi luate in cazuri de contravenienta. si, atata vreme cat legislatia este publica si institutiile publice sunt obligate sa raspunda la cererile de informatii publice ale cetatenilor, tot ce-i mai ramane administratorului de facut este… sa citeasca legislatia cea mai importanta si sa-si formuleze intrebarile.

Pe de alta parte, aceste autorizatii sunt necesare pentru a pazi, intr-adevar, publicul de anumite intentii necinstite din partea oamenilor de afaceri si pentru a echilibra mediul de afaceri, astfel incat investitiile in domeniile care implica responsabilitati mari fata de clienti sa nu fie insotite de o o neseriozitate. Spre exemplu, nu orice isi poate permite sa demareze o firma de constructii, pentru ca de rezultatul muncii lor depinde viata locatarilor, iar faptul ca sunt dispusi sa plateasca o suma considerabila pentru autorizarea in domeniu este o garantie a profesionalismului. Deci din acest punct de vedere, autorizatiile ca notiune specifica intr-o tara cu medii de afaceri ca Romania sunt imperative, nu doar un moft birocratic speculat prin coruptie.

Fiscalitatea excesiva

Problema fundamentala pentru toti cei implicati (investitori, antreprenori, clienti, consumatori, guvernanti) este modalitate de aplicare a sistemului, care este defectuos din doua principale motive. Primul e reprezentat de impunerea fiscala excesiva. Statul conteza prea mult pe taxele si impozitele aplicate agentilor comerciali (transmise mai departe consumatorului final).

Fiscalitatea excesiva este un rezultat partial al mostenirii istorico-economice specifice Romaniei. In perioada comunismului, s-a pus accentul pe exploatarea excesiva a unor resurse in care statul avea monopolul, iar productia era destinata spre exporturi in conditiile unei doctrine politice in care cine avea un leu in plus peste ceea ce era permis risca inchisoare.

O alta cauza pentru fiscalitatea excesiva este politica dezinteresata si aplicata in zig-zag de persoanele care s-au perindat pe la conducere, niciuna avand puterea sau interesul de a aplica un avant bine coordonat in mediul economic romanesc (iar aceasta se putea realiza fie la nivel fiscal, fie la nivel legislativ) si partial din cauza unor legi haotice, fara un sistem eficient de organizare sau de ajustare a deficientelor din sistem si partial pentru o neadecvare a mijloacelor legislativ-economice la realitatile economiei de piata, in privinta carei reforme este necesara o strategie politica adecvata.

Informarea administratorului

Cu toate ca dispunerile Guvernului in ceea ce priveste informarea publicului larg cu privire la documentatia necesara autorizarilor (pentru care totusi reprezentantul afacerii trebuie sa umble) sunt incurajatoare, este nevoie de o atentie sporita si o informare constanta in ceea ce priveste schimbarile care se produc, mai ales avand in vedere riscul unor intarzieri din partea Guvernului. Pe scurt, dezavantajul esential constituit de aceasta forma de informare (care se poate practica pe net sau la Biroul Unic) este necesitatea de informare din mai multe surse.

Daca statul ar fi dispus sa investeasca in imbunatatirea acestui sistem de informare pus la dispozitia publicului, ar trebui sa existe un site (administrat de juristi) specializat care sa ofere informatii intr-o maniera mai structurata si actuala decat https://www.anaf.ro si http://www.mfinante.ro, care sa contina direct toate informatiile legate de schimbarea legislatiei pe toate domeniile de activitate economice, iar acel site ar trebui promovat la nivel national de catre stat. Dar cum statul este un prost administrator a tot ce inseamna comunicarea pe internet, este mai bine ca firmele care ofera asemenea servicii lucreaza ca privati.

In privinta autorizatiilor, exista sperante de imbunatatire a programelor pentru informarea publicului larg (din cand in cand se mai gaseste cate vreun ministru sau secretar de stat care sa viseze sau sa promita la TV), dar legislatia este schimbatoare si incoerenta. Totusi, necunoasterea legilor nu scuza pe nimeni. Orice investitor trebuie sa acorde importanta cuvenita acestui aspect vital al vietii de afaceri in Romania.

Autorizarea firmelor este unul dintre ele, iar cu ocazia acestui articol sper ca am facut putin mai multa lumina in acest subiect, pentru cei care nu erau familiarizati.