web analytics

Lobby pentru adoptarea unui cod de conduita etica in afaceri – un ambasador al schimbarii in bine

Daniela Tatiana (Corodeanu) AGHEORGHIESEI

O scurta incursiune in bogata literatura de specialitate cu privire la codurile de etica regaseste prezenta acestora in SUA inca prin anii 1900, ca un instrument de control pentru exercitarea puterii imense a corportatiilor. Referiri despre codurile de etica apar si in anii 1950, o data cu aparitia legii anti-trust (cf. Gael M. Mcdonald, 2009), dar recunoasterea lor deplina, in forma apropiata de cea din prezent, apare in perioada anilor 1980, in rolul lor de “creeds” sau “credos” pentru promovarea eticii si reputatiei organizationale (cf. Stevens, 2008, p. 601). Cu toate acestea, cel putin in acea perioada, codurile de etica purtau o amprenta puternic legalista.

Codul de etica este un document scris care include un set de principii si standarde etice cu rolul de ghidare a comportamentului personalului unei organizatiei. Termenul de cod de etica este un termen general, “umbrela”, care acopera insa diferentieri importante.

Astfel, exista codul deontologic care cuprinde principiile si standardele de conduita care guverneaza exercitarea unei profesii. Se aplica profesionalilor si nu organizatiei.

Se intalneste codul de valori, care, asa cum sugereaza si denumirea, este o declaratie formala de valori pe care organizatia si le asuma in fata stakeholderilor, in special cei externi. Este in esenta un angajament al valorilor din partea organizatiei pentru orice activitate sau proiect in care se implica. Desi este adresat publicului extern, angajeaza automat stakeholderii interni (mai ales angajatii), prin faptul ca se specifica toate acele valori pe care ei le vor respecta in exercitarea sarcinilor lor, deci este clar ca trebuie sa le cunoasca si sa le promoveze. Totusi, codul de valori are un caracter puternic aspirational, relativ abstract si este dificil de urmarit respectarea sa.

Se regaseste codul de etica, termen care isi castiga dreptul pentru pastrarea denumirii prin faptul ca include un set de principii morale care arata clar ce comportamente se accepta si nu se accepta in organizatie. Are un caracter preponderent intern, prin faptul ca este orientat in special catre angajati si manageri, dar asta nu inseamna ca nu trebuie respecat si de catre cei din interior. De exemplu, un principiu ar putea sa faca trimitere catre evitarea cadourilor in organizatie, si asta inseamna ca nici angajatii nu pot primi, dar nici clientii sau furnizorii nu trebuie sa ofere. Are o nota dihotomica, de da sau nu, comportament care poate fi adoptat sau nu, dar nu implica specificatii clare si standarde operationale concrete care sa ghideze explicit angajatul.

O forma mult mai eficienta a codurilor de etica este codul de conduita etica (manualul angajatului) care include standardele concrete de comportament care trebuie respectate in activitatea de zi cu zi de catre intregul personal. Are un rol de constientizare, formare si ghidare a membrilor organizatiei. Include instructiuni si reguli dar nu este un regulament propriu-zis, cum sunt ROI si ROF, pe care de altfel le sprijina, ci in sens de orientari care ar trebui urmate. Ofera pe larg explicatii despre ce inseamna o dilema etica, un comportament neetic, riscuri etice si consecintele nefavorabile asupra angajatului si a intregii organizatii in caz de nerespectare a standardelor etice. Spre deosebire de codul de etica, angajatii beneficiaza de detalii clare, de specificarea pasilor care trebuie urmati pentru a nu incalca valorile morale si standardele etice formulate pentru binele intregii organizatii. Tinand cont de faptul ca ne bucuram de prezenta cadourilor, ca acestea fac parte din farmecul vietii noastre, ele nu trebuie interzise, dar trebuie delimitata clar aria de risc etic si precizate limitele in care pot fi practicate. Angajatii au relatii de colegialitate unii cu altii, deci se pot oferi cadouri la ziua unui coleg? Mai mult, ce se intampla daca un partener de afaceri darnic doreste sa ofere un cadou de protocol, in semn de multumire pentru fructuoasa relatie de afaceri? Pentru a nu afecta climatul de lucru si relatiile de afaceri, un cod de conduita stipuleaza clar care sunt cadourile care pot fi primite/oferite, in ce conditii si ocazii, in ce valoare maxima, cine poate oferi/primi, cum se poate reactiona in cazul in care nu se respecta conditiile din codul de conduita etica etc.

In esenta, codul de conduita etica este un “baston de sprijin” pentru angajati, care vor sti astfel care sunt asteptarile din punct de vedere etic ale organizatiei si ce trebuie sa faca ei pentru a le indeplini. Din acest punct de vedere, are atat un caracter prescriptiv (invita la aderarea la standarde), cat si proscriptiv (invita la evitarea nerespectarii standardelor etice).

Totusi, care sunt argumentele care pot fi ridicate pentru adoptarea unui cod de conduit etica in organizatii? Este clar, un cod de conduita etica consolideaza si imbunatateste comportamnetul etic al membrilor organizatiei, dar si al organizatiei pe ansamblu.

“Avocatii” codului de conduita etica in organizatii enumera mai multe roluri benefice: un cod de conduita etica sustine si consolideaza profesionalismul deoarece standardele de etica incluse afirma si se bazeaza pe valorile profesiei si ale institutiei; invata si ghideaza angajatii pe taramul moralei, le ofera o lentila si solutii comune de abordare si rezolvare a dilemelor si problemelor etice cu care se confrunta; protejeaza organizatia prin diminuarea riscurilor etice; creaza un cadru de lucru adecvat performantei, bazat pe un climat etic si cultura etica, toti membrii organizatiei fiind nevoiti sa isi alinieze comportamentul la aceleasi valori si standarde; ajuta managerii la luarea optima a deciziilor oferind criterii (si limite) clare si sigure.

In forma sa scrisa, codul de conduita etica este canalul de comunicare pentru aspectele de etica din organizatie. In functie de complexitatea organizatiei, poate avea de la cateva zeci pana la 100 sau chiar 200 de pagini.

Managerii trebuie sa inteleaga ca un cod de conduita etica le diminueaza eforturile de coordonare a angajatilor, in termeni de timp si energie consumate, codul suplinind de multe ori sedintele zilnice “de morala”. Este un bun ambasador care ajuta la imbunatatirea imaginii si reputatiei organizatiei fiindca transmite celorlalti (clienti, investitori, furnizori, competitori, autoritati, comunitate) un mesaj de incredere.

Ce trebuie sa stie managerii care vor sa adopte un cod de conduita etica pentru organizatia lor?

In primul rand managerii trebuie sa se ocupe in timp de modelarea unei culturi etice, bazata pe un sistem de valori solid si un leadership etic autentic. Codul de conduita etica trebuie sa isi gaseasca locul pe un teren propice, “curat”, si sa demonstreze trecerea de la nivelul declarativ la nivel faptic, adica sa faca trecerea de la vorbe la fapte.

Managerii trebuie sa fie un exemplu viu al intruparii valorilor etice, sa dea “tonul eticii”, si trebuie sa dea timp angajatilor sa vada asta.

Codul de etica trebuie comunicat in interior (si, eventual, in exterior) pe canale variate, pentru asigurarea ca s-a luat la cunostinta de catre angajati (in scris).

Este nevoie de organizarea de sesiuni formare etica pentru a invata angajatii ce inseamna o dilema etica, care sunt acestea, ce este un risc de etica, cum se poate gestiona, cum poate fi interpretat si folosit codul de conduita etica.

In plus, este nevoie de mecanisme auxiliare, care sa sustina functionalitatea codului de conduita etica: formularea si comunicarea de politici etice si aplicarea de instrumente pentru gestionarea comportamnetului etic – (la inceput, pentru a castiga increderea angajatilor si chiar a clientilor, pot fi si anonime – help-lines ethics, cutia cu sugestii), responsabilul/ofiterul/consilierul de etica, organizarea de evenimente specifice – “ziua eticii”, cercurile calitatii eticii) si organisme de sustinere (comitete/comisii de etica), linii de raportare a incalcarilor standardelor de etica.

Formularea codului de conduita etica necesita in prealabil o analiza diagnostic a culturii etice si a istrumentelor care exista in organizatie pentru adoptarea sa, cu scopul de a identifica ariile de risc etic specifice. Sunt utile input-urile de la manageri, anchetele de satisfactie din partea angajatilor si a clientilor. De aceea, este recomandabil sa se apeleze la speciasti din exterior pentru a asigura gradul de obiectivitate al analizei si pentru o formulare corecta si format adecvat. Fiecare cod de conduita trebuie sa fie axat pe problemele si dilemele etice specifice organizatiei, sa faca legatura cu cultura sa organizationala si specificul colectivului de personal. Aceasta implica diferite costuri pe care managerii trebuie sa le previzioneze de la inceput, sa le sustina si sa le incadreze in buget.

Exista anumite standarde de format ale codurilor de etica. In general, principalele sectiuni ar putea fi: Scrisoarea directorului general, Misiunea organizatiei; Declaratia de valori; Rolul codului de etica; Selectarea unui numar corespunzator de aspecte/dileme/probleme majore care pot fi adresate prin politicile de etica; Definirea sectiunilor/capitolelor principale ale codului – dileme in interior, dileme in exteriorul organizatiei; Glosar de termeni; Prezentarea dilemelor – definitie, forme de manifestare, consecinte asupra organizatiei/angajatului; Formularea standardelor de conduita etica; Procedura de raportare a incalcarilor codului de conduita etica; Persoana responsabila/Organism responsabil; Procedura de Conformitate; Exemple de dileme si intrebari frecvente.

Cele mai multe erori apar atunci cand se preiau impropriu formate de coduri de etica! (deci nu de conduita etica, acestea fiind cu caracter intern si nepublicabile) de pe site-uri si se impun angajatilor.

Simplitatea, claritatea si limbajul accesibil fiecarei categorii de angajati sunt factori cheie in intelegerea codului de catre destinatarii sai. Aderarea la cod necesita timp, rabdare si expertiza in ghidare, mai ales ca mesajul catre angajati nu trebuie sa fie coercitiv si sa genereze sentimentul inconfortabil al unui instrument de monitorizare si control, ci unul pozitiv.

Totusi, un cod de conduita etica trebuie in mod obligatoriu sa includa sistemul de penalizari pentru fiecare situatie de nerespectare, iar aceasta este o adevarata arta fiindca rolul codului nu este sa pedepseasca, ci sa consolideze actiunea etica si sa previna comportamentele neetice (“toleranta zero la defecte”).

In compensatie, poate fi stabilit si sistem de recompense pentru angajatii model de comportament etic (de exemplu, un premiu de Craciun).

Cel putin trimestrial sau anual este necesara monitorizarea codului de conduita etica (realizarea de anchete de satisfactie, de rapoarte sinteza) dar si consolidarea prin comunicare de catre manageri. din cand in cand, un “test etic surpriza” sau un mistery guest, mai ales pentru noii angajati nu ar avea deloc o conotatie etica daca angajatii sunt avertizati de asta de la inceput.

De asemenea, este nevoie de flexibilitate si revizuire, in mod firesc apar noi dileme, noi angajati, noi expectative si noi schimbari in mediu.

Desi la prima vedere s-ar parea ca este costisitor si obositor sa adopti un cod de conduita etica, acesta este de fapt o investitie care se va dovedi in timp profitabila, motivanta pentru performanta, negrevata de potentialele costuri ale delictelor etice, si un adevarat avantaj competitiv pe piata aglomerata a competitiei, mai ales cand multi manageri uita de etica.

In final, un cod de conduita etica este sprijinitor al schimbarii, dar al schimbarii in bine. Merita incercat.

Cateva referinte bibliografice

Daniela Tatiana Agheorghiesei, Etica in Administratie Publica. O abordare manageriala, in curs de aparitie, Editura Accent, Cluj Napoca, 2012

Gael M. Mcdonald, An anthology of codes of ethics, falseEuropean Business Review21. 4 (2009): 344-372

Betsy Stevens (2008), Corporate Ethical Codes: Effective Instruments For Influencing Behaviour, Journal of Business Ethics, vol. 78, no. 4, Springer, p. 601

One Response to Lobby pentru adoptarea unui cod de conduita etica in afaceri – un ambasador al schimbarii in bine

  1. Liviu Drugus says:

    Articol bine alcatuit si cu frumoase intentii de clarificare conceptuala. Daca timpul va permite v-as sugera sa definiti cat se poate de clar urmatorii termeni: etica, morala, comportament, conduita. Veti observa multe suprapuneri de continut, ceea ce duce la tautologii si pleonasme. De ex Cod de (conduita) etica este o exprimare pleonastica, deoarece etica se refera la conduita/ comportament si nu la altceva… Nu prefer anonimatul, drept pentru care va invit sa lecturati punctul meu de vedere referitor la etica/ moralitate/ comortament pe site urile http://www.liviudrugus.ro si http://www.liviudrugus.wordpress.com Cu prietenie colegiala, Liviu Drugus

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *