web analytics

Etica in designul si structurarea posturilor

Stefan Alexandrescu

Stefan ALEXANDRESCU

consultant in strategie de comunicare si resurse umane

Motto:

Daca vrei o secretara, gaseste pe cineva al carui vis este sa devina secretara”.

 

Acest articol este adresat mai ales persoanelor care se ocupa de resurse umane, studentilor, fiind foarte folositoare antreprenorilor si managerilor.Am publicat in iulie 2011 un articol care a fost foarte citit despre de ce este importanta fisa postului (1), apoi in iulie 2012 un alt articol despre obligativitatea legala a fisei postului (2), conform Codului Muncii actualizat. Apoi, am publicat in vara lui 2013 un articol amplu despre ce este si cum se face specificarea posturilor (3)

 

Intelegerea motivatiilor

 Exista o diferenta intre descrierea posturilor, specificarea posturilor si descrierea exacta a unei persoane. Descrierea unui post este ceea ce, de obicei, se ofera celor interesati, iar specificarea unui post contine toate datele la care o persoana din resurse umane ar trebui sa fie atenta.

Pentru designul si structurarea unei specificari a postului intr-un cadru de lucru, va trebui sa te pui in papucii angajatilor. Din acest motiv, cele mai reusite insight-uri provin din intervievarea persoanelor care lucreaza sau au lucrat in acelasi domeniu.

Trebuie sa intelegi care sunt motivatiile persoanei respective, in domeniul respectiv.

Pentru elicitarea motivatiilor, pune-ti urmatoarele intrebari:

  • Ce este important la acest post?
  • De ce este important?
  • Pentru ce scop important lucreaza un excelent angajat pe aceasta pozitie?
  • Ce inseamna acest post pentru angajat?
  • Ce anume iti aduce tie asta?
  • Care este remuneratia care te-ar multumi pe tine ca angajat?
  • De ce anume vei avea parte daca vei avea ce este important pentru tine, ca angajat?
  • Care sunt intentiile pozitive pe care le are un angajat care este motivat pentru acest post?

Apoi gandeste-te la urmatoarele lucruri: care sunt abilitatile naturale ale acestei persoane pentru acest post? Ar putea sa dobandeasca macar o parte din abilitatile necesare in timp ce lucreaza? Ai putea sa sa-i oferi posibilitatea de a trece printr-un internship neplatit, pentru a dobandi experienta la locul de munca?

Specificarea postului este importanta atunci cand vrei sa oferi o clara caracterizare a pozitiei respective pentru persoanele interesate. Multi dintre angajatori se gandesc la cuvinte atractive pentru a impresiona candidatii. Dar daca vei gandi inteligent, nu vei avea nevoie sa “atragi candidati”. Aceasta nu asigura succesul in recrutarea candidatilor. Tu vrei ca viitorii candidati sa vina in mod natural la tine. Cuvintele vor veni de la sine daca te vei pune in papucii angajatilor.

 

Incepe cu finalul in minte

Vrei ca femeia sau barbatul care ocupa aceasta pozitie sa ramana in companie? Pentru cat timp? Fii realist(a). In cazul in care cauti pe cineva care se dezvolta rapid, te poti axa pe nevoia de crestere individuala in compania ta. Daca nu poti oferi asta si nu ai un plan pentru a stimula dezvoltarea individuala, poti fi sigur ca acea persoana va parasi compania la un moment dat. Exista corporatii care sunt renumite pentru angajari cu durata de 1-2 ani, ofera salarii mici, dupa care lasa angajatii sa plece la alte companii. Exemple: Groupe Societe Generale, KPMG, MacDonald’s sau, in Romania, Business Magazin. Au o clara perceptie a salariilor: sa mentina rata platii mica si sa faca publicitate studentilor si incepatorilor, care accepta sa lucreze pentru o suma corecta, insa mai mica decat ar fi platiti ca experti (pentru pozitiile de entry-level – caci pentru celelalte, exista oameni cu un istoric si de 10 ani in organizatie).

Copyright (C) Irina Chirita, 2015

Copyright (C) Irina Chirita, 2015

Gandeste-te la angajatii pe care ii ai acum si cum i-ai gasit. Gandeste-te unde si-ar petrece timpul viitorii tai angajati. Eticheta “candidati” aduce o gandire limitata. Foloseste-ti mintea de marketer. Gandeste deja la viitorii angajati. Acest mod de a gandi te va scuti ulterior de munca si vei econosmisi bani cheltuiti pe advertising, bani pe care nu-ti permiti sa-i pierzi.

 

Structurarea/planificarea corecta a post-ului si a sarcinilor

La orice loc de munca intalnim mai multe sarcini ce trebuie indeplinite intr-o anumita perioada de timp. De cele mai multe ori aceasta perioada este extrapolata, asumata de angajator, in baza dorintelor si in baza activitatii desfasurate. Dar daca indeplinirea sarcinilor de catre angajat ocupa 150% din timpul pentru care este platit? Ce se intampla atunci cand compania depinde de pozitia oferita angajatului de catre angajator? Gandeste-te la fluxul de lucru ca fiind un flux dinamic. De fapt, planificarea in prealabil a fluxului de lucru ar putea parea o jonglerie. Insa, acest fapt este limitat. Procedand astfel, vei putea oferi o perspectiva mai profunda viitorului angajat, asupra a ceea ce se asteapta de la el.

Sa presupunem ca un assistant manager este in posesia acestei structuri.

Rezultat Motivatie Sarcini Timp alocat Abilitati solicitate/necesare
A. Planificarea zilnica a programului managerului Urmarirea unei structuri clare 1. Primirea cererilor, propunerilor prin e-mail, telefon, angajati si manager. 20 ‘ Structurare, organizare
2. Evaluarea si stabilirea prioritatilor 10 ‘ Perspectiva generala, planificare
3. Confirmarea intalnirilor 20 ‘ Perspectiva detaliata
4. Planificarea intalnirilor urmatoare 10’ Pespectiva flexibila a timpului
5. Crearea unui plan B pentru ziua corespunzatoare. 10’ Creativitate
6. Anularea unor intalniri 15’ Relatii publice
7. Raport pentru manager 5’ Informare
B.Gestionarea dosarelor de transfer intre aria manageriala si toate celelalte arii. Livrarea relevanta a informatiilor 1. Colectarea tututor dosarelor relevante, clasificarea si arhivarea acestora 15’ pe toata durata zilei Lucru rapid la computer
2. Aplicarea criteriilor pentru selectionare. 30’ Selectarea abilitatilor.
3. Stabilirea impreuna cu managerul despre citirea documentelor prioritare. 5’ Informare
4. Livrarea dosarelor. 5’ Folosirea calculatorului.
5. Achizitionarea sarcinilor dupa ce managerul a citit documentele. 10’ Preluarea notitelor.

 

Planificarea programului perntru manager nu este stiinta nucleara, dar ar putea ocupa in jur de o ora si jumatate pe zi. Bine, poate am exagerat, dar asta ar insemna 18,75% dintr-un program de lucru. Apoi, doar procesarea unor documente ar putea dura pana la 50 minute pe zi. Gandeste-te ca atat iti trebuie sa faci toate aceastea, si gandeste-te ca il costa bani pe detinatorul companiei, la fel ca salariul angajatilor, ora de ora, zi de zi, luna de luna. Ar fi bine sa faci putina planificare inante sa angajezi pe cineva care ar putea sa-ti iroseasca timpul si banii, nu-i asa?

Tabelul ofera doar un exemplu pentru doua tipuri de activitati potrivite pentru un assistant manager. Fa treaba ca la carte, nu sari peste aceasta parte. Asigura-te ca persoana care se ocupa cu asa ceva, stie ce face. In mod normal, aceasta este treaba managerului de resurse umane, dar in cele din urma, managerul general decide de cine este nevoie, aruncand o privire de ansamblu in interiorul organizatiei.

Bineinteles ca toate acestea par a fi alegeri logice si rationale. Este surpinzator cat de multi oameni sar peste acest proces doar pentru ca e logic, normal, rational. Nu trebuie sa fii un geniu pentru a obtine bune rezultate. Trebuie doar sa pui in practica aceste alegeri rationale.

Daca vei privi lucrurile din perspectiva angajatilor, vei sti sa le oferi ceea ce vor, nu ceea ce vrei tu, pentru motivele lor, nu pentru motivele tale. Nu ai nevoie de oameni care alearga dupa bani. Ai nevoie de oameni motivati care isi fac bine treaba. Este de preferat sa angajezi persoane potrivite pentru un post decat sa incerci sa-i motivezi odata ce i-ai angajat. Preselectia este mai importanta decat trainingul la locul de munca. Mai bine alegi oameni carora le place ceea ce fac, oameni cu adevarat motivati.

 

Referinte din text:

(1) http://discerne.wordpress.com/2011/07/15/de-ce-e-importanta-fisa-postului-de-stefan-alexandrescu/

(2) http://discerne.wordpress.com/2012/07/12/obligativitatea-fisei-postului/

(3) http://economiaonline.ro/specificarea-posturilor-document-fundamental-pentru-fisa-postului-si-anuntul-de-angajare/

Traducere a articolului “The Ethics in Job Design & Structure” de Stefan Alexandrescu, publicat initial pe Analytic Vision la 21 iulie 2010. Copyright © Stefan Alexandrescu 2010 pentru versiunea in limba engleza. Traducere de Alexandra Ioana Mateiciuc. Copyright © Alexandra Ioana Mateiciuc, 2015, pentru versiunea in limba romana

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *