web analytics

Cum sa te bucuri de viata in timp ce planifici

Stefan Alexandrescu

Stefan ALEXANDRESCU

consultant in strategie de comunicare si resurse umane

“Failing to plan is planning to fail”

Steven Covey

Exista, in viata fiecarei persoane, un numar de comportamente despre care stie ca sunt sanatoase, dar nu sunt practicate. Asadar, exista un “trebuie” care este atasat mai intens sau mai putin pentru anumite actiuni, pentru ca “asa e bine”. Scuzele cele mai frecvente si acceptabile social pentru care acestea nu se produc sunt: “n-am timp”, “n-am bani” si “am sa fac mai tarziu”. Adevarurile cele mai frecvente, dar mai greu acceptabile social, sunt: “nu stiu”, “nu vreau sa invat”, “nu-mi pasa” si “n-am chef”.

Asadar, desi este just ca nu avem resurse suficiente sa facem tot ce credem ca ar trebui sa facem, la fel de just este ca fiecare obtine satisfactii si rezultate in functie directa de cum isi gestioneaza resursele pe care le are.

Unul din comportamentele adesea prost intelese si una din disciplinele necesare pentru succes, in mod obiectiv, este planificarea. Cei care au lucrat chiar si tangential in domeniul economic, stiu ca afaceri fara planificare nu se fac. Bisnita se poate face fara planificare, afacerile nu. Fiecare are o experienta proprie in legatura cu modul in care s-ar traduce in comportamente reale planificarea. La un moment dat, devine chiar ceva care ar trebui cumva inteles de la sine. Cu toate acestea, in activitatea mea de consultanta, constant cu uimire (chiar stupefactie) cati profesionisti buni in patratica lor mica habar nu au ce presupune de fapt planificarea si au impresia ca este o activitate cumplita, plictisitoare, care suge energia din satisfactia vietii si ii transforma pe cei care o aplica in roboti, in timp ce planurile facute este foarte probabil sa se duca pe apa sambetei pentru ca mereu apare “ceva neprevazut” care da peste cap planurile.

Exista multe motive pentru care atat de multi nu sunt in stare sa planifice. Poate fi, de exemplu, pentru ca nu au invatat din propria experienta cum sa aplice o teorie functionala. In acest articol voi trata doar cateva din miturile cele mai frecvente si voi oferi atitudini practice de luat in considerare pentru a avea o imagine realista si functionala asupra planificarii.

Adesea, planificarea pare a fi un obicei care poate fi delegat catre o aplicatie, un soft, o secretara sau un specialist. Problema este ca, daca facem asta fara a intelege ce presupune si fara ca datele de intrare care sunt oferite aplicatiei/softului/secretarei/specialistului sa fie suficient de customizate si complete, rezultatele vor fi, destul de probabil, dezamagitoare.

Planificarea este similara cu procesul de a folosi o harta pentru a stabili un traseu in teritoriu. Pentru a ajunge la tinta, la obiectiv, la rezultatele dorite, avem nevoie de doua stari si activitati alternative: una de planificare si una de implementare. Tot asa, atunci cand realizam un material scris, avem nevoie de doua stari: creativitatea si critica. Totusi, adesea, harta pe care oamenii si-o stabilesc nu are legatura cu realitatea care ne obliga sa acceptam adevaruri dureroase, ci cu lumea ideala la care credem ca trebuie sa ajungem.

planning

Foarte probabil, daca ar sti la ce se “inhama”, adica ar cunoaste teritoriul, foarte probabil nici nu ar mai porni la drum. Adesea, ignoranta poate fi o preferinta pentru a actiona pentru a ajunge sa fim mai degraba motivati de eforturile irosite inregistrate pe parcurs decat de obtinerea unui obiectiv ce pare tot mai indepartat.

Una din virtutile planificarii, aplicata chiar si de cei mai buni strategi, este planificarea unor resurse de rezerva pentru ceea ce se numeste conventional “neprevazute”. De exemplu, Brian Tracy recomanda sa-ti planifici doar jumatate din timpul disponibil. Cum? Iti stabilesti de exemplu un orar de sarcini sau intalniri intre care presari intervale-tampon, de rezerva. In cazul in care una din sarcini/intalniri dureaza mai mult, aceasta va ocupa intervalul alocat pentru neprevazute. Daca nu, atunci alte sarcini aparute intre timp sau planificate mai tarziu dar neurgente, pot fi realizate pentru a creste productivitatea timpului alocat. Te invit sa citesti aici articolul pe pe Economia Online cu privire la ce am mai invatat de la Brian Tracy pornind de la time management.

Unii isi planifica activitatile care trebuie facute ca si cum, in implementare, ar fi un robot care nici nu se duce la baie, nici nu mananca, nici nu se odihneste, nici nu are vreun fel de emotie care sa ii consume timpul. Asadar, “to do list” devine un fel de ciocan cu care sa-si dea in cap, pe care, atunci cand individul il construieste, se gandeste cu vinovatie: “am atat de multe de facut” si “trebuie sa le fac pe toate cat mai repede”. In implementare se gandeste: “oare ce-o fi fost in capul meu sa halucinez ca asta va dura doar atata?” si “de ce nu termin mai repede?”. Solutia este ca fiecare sa tina cont de nevoile pe care le are: nevoi fiziologice, de divertisment, de semnificatie, de socializare, de afirmare/exprimare, de dezvoltare, de contributie s.a.m.d. Atunci cand, ca urmare a unei planificari care ia in considerare numai un nivel restrans de nevoi, este destul de probabil sa apara frustrarile, deoarece un om are mai multe nevoi decat isi da voie sa recunoasca, mai ales cand acestea sunt emotionale, ocupa timp si spatiu si sunt destul de importante incat sa rabufneasca atunci cand ai altceva mai urgent de facut. Ca veni vorba, si ceilalti cu care lucrezi au si ei nevoi – si acestea pot surveni indiferent ca le-ai planificat sau nu.

O alta handicapare severa pe care majoritatea oamenilor de afaceri si-o provoaca este dependenta de virtualizarea planificarii. De obicei, atunci cand cineva face o planificare, are nevoie de o imagine de ansamblu care sa cuprinda mai multe elemente. Aceste elemente se scriu de obicei pe foi. Pe multe foi. Eventual, intr-o agenda mare. Nu stiu cat de clara poate sa fie imaginea de ansamblu pe monitorul unui smartphone cand vine vorba de planificare de afaceri. De asemenea, nu stiu daca isi dau seama cat de ridicol apar unii care atunci cand vine vorba sa isi stabileasca o programare viitoare la o intalnire se apuca sa se fastaceasca prin hatisurile electronice ale butoanelor virtuale ale unui dispozitiv electronic care pare in mana lor ca un obiect extraterestru. Nu stiu nici cat de profesionista poate sa fie imaginea cuiva care ofera drept scuza “n-am agenda la mine”. Asadar, timpul dedicat planificarii trebuie sa ia in considerare si modul in care aceste planuri vor fi accesate pe parcursul implementarii. Degeaba iti iei o harta cu tine in padure daca nu te poti uita pe ea cand ai nevoie, nu? Planificarea este inutila daca nu poti avea in orice moment al implementarii o imagine clara despre unde esti, ce ai facut si ce mai ai de facut.

O alta tentatie destul de puternica, de data aceasta, pe parcursul implementarii, este pierderea motivatiei in detalii procedurale si senzatia de inutilitate si plictis care se instaleaza in timpul sarcinilor de rutina. Tentatia aceasta poate fi prevenita din planificare prin raportarea obiectivelor si sarcinilor la motivatia pentru care faci ce planifici. Astfel, chiar daca unele sarcini puse in slujba unui obiectiv pot sa para destul de monotone sau neplacute, daca este sa luam planul de ansamblu sau perspectiva pe termen lung, acestea sunt necesare pentru motivatia stabilita de la bun inceput.

Lipsa disciplinei este un viciu pentru care pedepsele sunt tot mai mici in societatea contemporana. Daca acum 100 de ani copiii erau sever pedepsiti daca nu invatau sa isi faca treaba dupa un orar asumat, acum nici adultii nu mai trebuie sa suporte consecinte negative, pentru ca a devenit acceptabil social sa delegi, sa externalizezi constientizarea sarcinilor si utilizarea resurselor pana ajungi sa pierzi legatura cauza-efect. Spre exemplu, un copil este invatat de parinti ca daca are ore dimineata la scoala, va treui sa se culce devreme in noaptea dinainte. Un corporatist care stie ca are nevoie de odihna gaseste acceptabil sa stea pana la 1-2 noaptea in timpul saptamanii, caci dimineata se bazeaza pe 7 alarme, pe amanarea micului dejun si pe frenezia de a “fugi impuscat” pe usa la ora la care cam toti angajatii din oras au aceeasi miscare browniana. Cu toate acestea, efectele nu sunt observate decat in week-end, cand “ar trebui” sa faca ordine, cumparaturi, curatenie si toate celelalte lucruri pe care nu indrazneste sa le planifice in timpul saptamanii. De ce sta angajatul roman obisnuit pana la 1-2 noaptea? Probabil pentru ca a venit mai tarziu de la lucru, implementand peste program (pentru a compensa lipsa planificarii sau planificarea defectuoasa), sau pentru ca sa nu simta ca a trecut ziua fara sa aiba o satisfactie majora, sau pentru a compensa frustrarile de la lucru. Efectul, oboseala, este rupt de cauza. Cauza nu este neaparat cantitatea de munca (“muncesti din greu”), ci lipsa planificarii (nu muncesti destept). Daca efectul poate fi trecut cu vederea, nu mai e cazul sa investigam cauzele reale!

Un altul din motivele pentru care planificarea esueaza este ca nu se bazeaza pe o monitorizare atenta a ceea ce se intampla de obicei. Daca, de exemplu, petreci de obicei 2-3 ore pe saptamana pentru a invata o limba straina, este destul de improbabil ca vei reusi de la o saptamana la alta sa ajungi la 10 ore. Planificarea unei sarcini sau a unui obicei nu se face doar in functie de ceea ce “trebuie” ci mai ales in functie de ceea ce este realizabil, posibil, probabil sa se intample, pornind de la ceea ce se intampla de obicei. Daca, insumand toate cele pe care trebuie sa le faci intr-o saptamana ajungi la mai mult de 168 de ore, atunci ai o problema: nu ai mai mult de atat intr-o saptamana. Mai socoteste o data!

Un obicei destul de amuzant este repartizarea scolareasca, egala, a unei sarcini sau a unui rezultat, in fiecare unitate de timp. Asta este util in coaching, pentru inceput, pentru a da o oarecare senzatie cu privire la resursele consumate pentru un anumit obiectiv de client. De exemplu, daca iti propui sa castigi 100.000 de euro intr-un an, socotesti ca in luna de luna ar trebui sa ai 8333 euro, sau daca ai de invatat 30 de ore pentru un examen intr-o luna, va ajunge sa lucrezi cate o ora in fiecare zi. Pe bune? Destul de improbabil. In primul rand, ca sa castigi 100.000 de euro pe an de exemplu ca liber profesionist sau antreprenor, se presupune ca in prima luna te vei ocupa doar de pregatirea sistemului care este menit sa iti aduca aceasta suma si este nerealist sa inregistrezi venituri atat de mari in prima luna, cand vei avea mai mult cheltuieli. Apoi, daca tu crezi ca iti ia 30 de ore ca sa inveti pentru un examen, trebuie sa iti aloci, pe baza recomandarii lui Brian Tracy, cel putin 60 de ore. La aceasta, trebuie sa adaugi probabilitatea ca nu in fiecare zi vei avea timp in mod realist sa te ocupi de invatat, prin urmare in unele zile va trebui sa inveti mai mult, in timp ce in altele nu vei avea timp sa inveti deloc. Astfel, o planificare cat de cat realista te va aduce la 60 de ore de invatat in 20 de zile, adica 3 ore pe zi. La 3 ore pe zi se adauga si pauzele si ordinea necesara: pregatirea mediului de lucru, etc, aducand timpul necesar la aproape 4 ore pe zi. Pe fiecare din cele 20 de zile in care iti propui. Si bine ar fi sa nu lasi pe ultimele.

Partea buna este ca, atunci cand iti planifici corespunzator, tinand cont de riscuri si probleme, in cadrul implementarii te poti gandi strict la ceea ce ai de facut in fiecare clipa, in loc sa te gandesti:

  • cum sa mai indesi niste activitati intr-un orar deja supraaglomerat
  • cat iti e de foame, de sete, de somn si cat mai ai de lucru
  • cat de vinovat/a te simti pentru ca ti-ai planificat prost
  • cat de inutila este aceasta stupida planificare cu care ti-ai pierdut timpul
  • cat de coplesit/a te simti in timp ce implementezi
  • ca nu esti tu in controlul vietii tale, ci te simti ca un pion la periferie
  • ce ai avea chef sa faci in timp ce faci aceasta activitate care a devenit plictisitoare.

Desigur, acestea sunt perspective pe care de multe ori aceia care planifica aiurea nu doresc sa si le asume. De obicei, daca ceva nu ti-a iesit bine raportat la ce ai planificat, cel mai probabil, inseamna ca inca nu intelegi corect ce inseamna “planificare”, nu ai invatat sa planifici suficient de bine si ai nevoie sa depui efort ca sa inveti mai bine, nu ca planificarea este o prostie. Speranta nu e o strategie.

Oamenii care par ca niste roboti ca urmare a planificarii lor nu sunt exemple bune de cum trebuie realizata o planificare. Acestia, mai devreme sau mai tarziu, vor cadea sub greutatea propriilor frustrari care se acumuleaza tot mai mult. Un om matur si responsabil trebuie sa fie in stare sa se concentreze in fiecare clipa pe ceea ce face. Cum suna asta ca o convingere generatoare de flexibilitate?

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *